Asistente Administrativo

Asistente Administrativo y de Atención al Cliente

Empresa: Surtidora Quetzal

Área / Departamento: Administración y Operaciones

Reporta a: Gerencia / Dirección General

Modalidad: Presencial

1. Propósito General del Puesto

Asegurar la fluidez operativa y financiera del día a día en Surtidora Quetzal mediante la gestión eficiente de compras, control de ingresos/gastos, emisión y seguimiento de cotizaciones, y atención directa al cliente (vía WhatsApp, llamadas y guardia presencial en caja), garantizando un servicio ágil, un control administrativo preciso y un conocimiento profundo de los productos y clientes.

2. Responsabilidades y Funciones Principales

A. Gestión Comercial y Atención al Cliente

• Cotizaciones: Elaborar, enviar y dar seguimiento oportuno a cotizaciones solicitadas por clientes a través de WhatsApp, llamadas telefónicas y correo electrónico.
• Atención Multicanal: Brindar atención cercana y profesional por WhatsApp y llamadas, resolviendo dudas sobre disponibilidad de productos, precios y tiempos de entrega.
• Guardias en Caja (Sensibilización Comercial): Cubrir guardias operativas en caja para interactuar directamente con los clientes, comprender de primera mano sus necesidades recurrentes, identificar áreas de mejora en el servicio y familiarizarse al 100% con el catálogo de productos.

B. Compras y Gestión de Proveedores

• Requerimientos de Compra: Monitorear el inventario para identificar faltantes y coordinar la recompra oportuna de mercancía.
• Gestión de Cotizaciones de Compras: Solicitar y comparar cotizaciones con diversos proveedores para asegurar mejores precios, calidad y tiempos de entrega.
• Generación de Órdenes de Compra: Emitir órdenes de compra, coordinar entregas con proveedores y validar la recepción física vs. factura/nota.

C. Control Financiero y Tesorería Básica

• Control de Ingresos: Registrar y conciliar diariamente los ingresos de caja (efectivo, transferencias, cobros con tarjeta).
• Control de Gastos: Registrar, clasificar y respaldar todos los egresos y gastos operativos menores (caja chica, pagos a proveedores, servicios).
• Cortes y Arqueos: Apoyar en los cierres diarios de caja y reporte mensual de flujo de efectivo básico para gerencia.

3. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

1. Tiempo de respuesta en cotizaciones: Envío de cotizaciones en un lapso no mayor a [X] minutos/horas tras la solicitud del cliente.
2. Tasa de conversión de cotizaciones: Porcentaje de cotizaciones enviadas que concluyen en una venta efectiva.
3. Precisión en control financiero: Cero descuadres o discrepancias en los cortes de caja y registro de gastos.
4. Nivel de stock adecuado: Reducción al mínimo de quiebres de stock (productos agotados por falta de recompra a tiempo).

4. Perfil Requerido

Formación y Experiencia

• Escolaridad: Bachillerato terminado, carrera técnica o licenciatura trunca/en curso en Administración, Contabilidad, Comercio Comercial o afín.
• Experiencia: Mínimo de 1 a 2 años en puestos de asistencia administrativa, facturación/cotizaciones, atención al cliente o manejo de caja.

Conocimientos Técnicos

• Manejo fluido de WhatsApp Business (etiquetas, respuestas rápidas, catálogo).
• Dominio de Excel / Hojas de cálculo (tablas, fórmulas básicas, registros de ingresos y egresos).
• Herramientas de IA
• Manejo básico de sistemas Odoo; Punto de venta (POS), Facturación y ERP (deseable).
• Habilidad para redacción clara, ortografía impecable y comunicación verbal profesional.

Competencias y Habilidades Blandas

• Orientación al cliente y empatía: Capacidad para escuchar, entender necesidades e interactuar amablemente en caja y medios digitales.
• Organización y orden: Meticuosidad en el registro de cuentas, comprobantes y archivos de compras/ventas.
• Proactividad y sentido de urgencia: Agilidad para dar seguimiento a cotizaciones pendientes antes de que el cliente busque otra opción.
• Honestidad y responsabilidad: Manejo ético de valores en caja y precisión en el flujo de dinero.