DESCRIPCIÓN DE CARGO
El “Programa para el Financiamiento Sostenible para las Nuevas Áreas Naturales Protegidas en México (FINANP)” es financiado por el Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo de Alemania (BMZ) a través del banco de desarrollo KfW. Se espera que el Programa contribuya al avance en la implementación del Convenio sobre la Diversidad Biológica (CDB) y a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) 13, Acción por el Clima; 14, Vida Submarina y 15, Vida de Ecosistemas Terrestres.
El objetivo del Programa es que las ANP comprendidas dentro de este cuenten con una gestión efectiva y se haya fortalecido su estrategia de conectividad y de financiamiento sostenible. De esta manera se pretende contribuir al uso sostenible y a la protección del capital natural mexicano, a través del mantenimiento de su integridad ecosistémica y la provisión de servicios ambientales que se generan en ellas, como el mantenimiento de pesquerías, la belleza escénica o biodiversidad, que es aprovechada para la generación de ingresos por turismo y regulación hídrica, entre otros. Además, se espera que dentro de las áreas seleccionadas disminuya la pérdida de biodiversidad asociada a cambios en el uso de suelo.
Las medidas para alcanzar este objetivo son (A) contribuir a la sostenibilidad financiera de las ANP federales seleccionadas, (B) establecer el manejo efectivo de las ANP federales seleccionadas, (C) promover alianzas innovadoras de gestión integral del territorio y (D) el fortalecimiento institucional de la Comisión Nacional de Áreas Naturales Protegidas (CONANP).
La CONANP es la dependencia del gobierno mexicano encargada de la dirección técnica de FINANP, conformado por las siguientes dos asignaciones de aportes financieros no reembolsables a ser implementados por:
• La Unión Internacional de Conservación de la Naturaleza representada por la Oficina Regional para México, América Central y el Caribe (UICN ORMACC) - (FINANP I)
• El Fondo Mexicano para la Conservación de la Naturaleza, A.C. (FMCN) - (FINANP II)
La cobertura de FINANP incluye:
(i) Tres ANP federales, que fueron seleccionadas conforme a criterios de conservación ecológica, valor socioeconómico, así como a los riesgos y amenazas que enfrentan: RB (Reserva de la Biosfera) Caribe Mexicano, PN (Parque Nacional) Revillagigedo, RB Islas del Pacífico de la Península de Baja California.
Adicionalmente, el Programa incluye actividades en:
(ii) el Centro de Capacitación de Guardaparques, que forma parte del Proyecto Islas Marías del Gobierno de México y se encuentra ubicado en la RB Islas Marías.
FINANP, a través del Programa FINANP I, también contempla apoyar:
(iii) modalidades innovadoras de gestión integral del territorio, como son las ANP de carácter estatal, Áreas Destinadas Voluntariamente a la Conservación (ADVC) y Otras Medidas Efectivas de Conservación basadas en áreas (OMEC, de acuerdo con la decisión 14/8 del CDB) en cuatro estados: Baja California, Guanajuato, Jalisco y Quintana Roo, de acuerdo con criterios de elegibilidad relevantes para la conectividad.
El ámbito geográfico de trabajo del(la) Asistente administrativo(a)-financiero(a) serán las áreas protegidas priorizadas para FINANP I. El/La Asistente administrativo(a)-financiero(a) estará bajo la supervisión de la Coordinadora Regional de Administración y Servicios Generales, con Functional Reporting a la Coordinadora Nacional del Programa.
El/la Asistente administrativo(a)-financiero(a) tendrá a su cargo la ejecución operativa y financiera del Programa FINANP. Funciones:
Gestión de adquisiciones y contrataciones
1. Desarrollar y gestionar los procesos administrativos para la contratación de servicios profesionales individuales y/o empresariales, así como los procesos de adquisición de bienes y servicios, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos en el Manual Operativo Homologado del Programa (MOPH) y las políticas y procedimientos de la UICN y KfW.
2. Asegurar la calidad y consistencia administrativa de los términos de referencia (TDR), especificaciones técnicas y demás documentos de adquisición según la normativa de UICN y el KfW.
3. Gestionar cotizaciones de bienes y servicios, realizar la revisión del perfil de proveedores, elaborar cuadros comparativos y matrices de evaluación cuando corresponda, así como recopilar facturas y documentación soporte requerida para la gestión de pagos.
4. Redactar, registrar y mantener el control físico y electrónico de la documentación correspondiente a cada proceso de contratación o adquisición.
5. Preparar solicitudes de acción administrativa relacionadas con contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos y otros trámites administrativos, asegurando el cumplimiento de los procedimientos de KfW y la UICN.
6. Preparar y/o revisar contratos, convenios y cartas de entendimiento, así como dar seguimiento a sus procesos de aprobación, firma, ejecución y cumplimiento.
7. Tramitar solicitudes de pago y desembolsos relacionados con contratos, órdenes de compra, convenios, verificando el cumplimiento de las condiciones establecidas en los documentos suscritos.
8. Coordinar los procesos relacionados con la selección y contratación de auditorías externas del Programa.
9. Brindar acompañamiento y soporte administrativo y financiero al auditor externo durante el desarrollo de las auditorías.
Gestión financiera y presupuestaria
1. Elaborar reportes financieros y administrativos, así como gestionar pagos y transferencias de fondos a organizaciones socias y proveedores.
2. Garantizar una ejecución costo-eficiente del presupuesto del Programa, en concordancia con las políticas y procedimientos aplicables de KfW y la UICN.
3. Dar seguimiento a la liquidez y ejecución financiera del Programa.
4. Mantener actualizado el control administrativo y financiero del Programa en Smartsheet y demás sistemas institucionales aplicables.
5. Preparar informes y reportes dentro de su ámbito de competencia.
Coordinación administrativa y logística
1. Organizar y brindar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios y encuentros.
2. Gestionar las comunicaciones telefónicas y electrónicas relacionadas con las actividades del Programa.
3. Contribuir con la organización y orientación para trámite y liquidación de viajes del personal, consultores y participantes, conforme a los procedimientos de la UICN y KfW.
4. Coordinar los servicios de transporte, mensajería y apoyo operativo de la oficina.
5. Realizar labores de recopilación de información, digitación, edición de textos, correspondencia y formularios administrativos, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel, PowerPoint y otros sistemas administrativos de la UICN.
6. Apoyar la preparación de materiales de divulgación, minutas, ayudas memoria y reportes de eventos
Planificación, seguimiento y control
1. Mantener organizados y actualizados los archivos físicos y electrónicos del Programa, incluyendo convenios, presupuestos, informes mensuales, auditorías y demás documentación relevante.
2. Llevar control y seguimiento de la ejecución de contratos, coordinando con los especialistas responsables de su implementación.
3. Facilitar la provisión de información pertinente y oportuna para los procesos de planificación, seguimiento y monitoreo de las actividades del Programa.
4. Colaborar en la actualización y registro de inventario de los activos y recursos físicos de la oficina del Programa, así como de los bienes adquiridos por los socios con fondos del Programa.
Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto y las actividades indicadas en el protocolo administrativo -financiero. Brindar orientación y apoyo oportuno y eficiente a la Coordinadora del proyecto y al personal de coordinación y técnicos del proyecto, en aspectos que sean de conocimiento de la posición, así como en todos los aspectos administrativos, financieros y operativos en los que sean relevantes, incluyendo aspectos de cumplimiento de obligaciones con instancias de gobierno.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de
trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta. REQUERIMIENTOS • Formación académica:
• Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Administración de Empresas, Administración de Proyectos o carreras afines al puesto.
• Nivel intermedio de inglés (lectura, escritura y conversación), el cual será valorado mediante entrevista.
• Experiencia laboral:
• Experiencia mínima de cinco (5) años en puestos similares, preferiblemente en organismos internacionales, organizaciones de cooperación o proyectos financiados con fondos internacionales.
• Experiencia en funciones operativas, administrativas y/o de control de procesos.
• Experiencia en gestión contable, administrativa y financiera de proyectos con financiamiento internacional.
• Experiencia de trabajo con equipos multidisciplinarios y multiculturales.
• Se valorará experiencia en procesos de adquisiciones y contratación de bienes y servicios bajo normativas de organismos internacionales y/o donantes.
• Competencias y capacidades técnicas:
• Habilidad demostrada para la organización, planificación y priorización de tareas, así como para trabajar de manera independiente, precisa y orientada al cumplimiento de plazos y resultados.
• Buen manejo de herramientas informáticas, incluyendo procesadores de texto, hojas de cálculo y plataformas administrativas. El conocimiento de Smartsheet será considerado una ventaja.
• Capacidad para comunicarse de forma efectiva, tanto oral como escrita, en español e inglés.
• Capacidad para comprender, aplicar y transmitir normas, lineamientos y procedimientos administrativos y financieros.
• Capacidad para mantener controles administrativos y financieros ordenados, completos y actualizados.
• Disposición para viajar dentro y fuera del país, según las necesidades del Programa.
• Competencias interpersonales:
• Capacidad para establecer relaciones interpersonales positivas y trabajar efectivamente en equipos interdisciplinarios y multiculturales.
• Capacidad para desempeñar sus funciones con orden, atención al detalle y apego a procedimientos y normas institucionales.
• Manejo adecuado y asertivo del estrés y capacidad para trabajar bajo presión.
• Actitud proactiva, ética y orientada al servicio.
• Compromiso para mantener, en todo momento, los más altos estándares éticos y de integridad, incluyendo la capacidad de identificar y reportar situaciones que puedan representar riesgos para la organización.
• Sensibilidad social y enfoque de inclusión:
• Sensibilidad y respeto hacia las prácticas culturales, sociales, económicas y de género de grupos locales, comunidades campesinas, pueblos indígenas y productores agrícolas.
• Disposición para trabajar bajo un enfoque de inclusión, equidad de género y respeto a los derechos de los pueblos indígenas y comunidades locales.
