Responsable Administrativo

Ubicación: Abierta a Latinoamérica (Las Américas)
Rango de compensación económica
$18,000 a $20,000 MXN mensuales, de acuerdo con perfil y experiencia.

Propósito de la posición:

Brindar soporte administrativo y de coordinación operativa al área de Fortalecimiento, asegurando la eficiencia en la gestión de requerimientos administrativos, documentales y logísticos, y facilitando la articulación entre el área programática y las áreas operativas, contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades y proyectos de Ipas LAC en la región.

Funciones generales

• Recibir, revisar y tramitar los requerimientos administrativos del área de Fortalecimiento, verificando que cuenten con la información y documentación necesarias antes de su envío a Compras, Finanzas y Logística.
• Organizar, clasificar y dar seguimiento a las solicitudes administrativas, asegurando la trazabilidad y el cierre oportuno de cada proceso.
• Mantener comunicación continua con las personas solicitantes para aclarar, complementar o corregir información requerida para la gestión administrativa.
• Coordinar de manera operativa con las áreas de Compras, Finanzas y Logística para facilitar el avance ordenado de los procesos institucionales.
• Revisar que la documentación cumpla con las políticas internas (México y US) y con los requisitos de donantes, asegurando su adecuada integración y resguardo en los sistemas institucionales.
• Apoyar la conformación y control básico de expedientes administrativos relacionados con adquisiciones, contratación y logística.
• Contribuir a la actualización y seguimiento de los planes de compras y logística del área de Fortalecimiento, en alineación con su plan de trabajo.
• Identificar y comunicar oportunamente riesgos operativos, reprocesos o áreas de mejora en los flujos administrativos, apoyando la mejora continua de los procesos.

Tiempo/tipo de experiencia

• Entre 3 y 5 años de experiencia en funciones administrativas, coordinación operativa, enlace entre áreas o soporte a proyectos.
• Deseable experiencia en organizaciones de la sociedad civil, organismos internacionales o proyectos de cooperación, con manejo de procesos formales de documentación y cumplimiento.

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