ASISTENTE DEPARTAMENTAL

Descripción de puesto

Coordinar las actividades relacionadas con la agenda del ejecutivo y dar soporte de servicios administrativos fomentando siempre un ambiente de armonía y seguridad.

Principales responsabilidades

• Fomentar la Misión, Visión y Valores CEMEX e involucrar al personal con el ejemplo.
• Coordinar la agenda interna y externa (proveedores, consultores, etc)
• Coordinar agenda personal del ejecutivo.
• Coordinar llamadas internas y externas, elaborar los reportes de gastos y apoyar en la elaboración del reporte en SAP.
• Coordinar solicitud de viajes por agencia de viajes CEMEX.
• Capturar pagos directos y requisiciones de servicios y materiales, contratistas, etc. y dar seguimiento a la correcta aplicación en sistema de estos.
• Monitorear el buen funcionamiento de los equipos de oficina (impresora, fax, copiadora, infocus, etc.) y solicitar pedidos de papelería.
• Controlar la correspondencia enviada y recibida tanto externa como interna.
• Preparar comunicados del área y enviarlos a la audiencia correspondiente.

Apoyar en eventos de integración y desarrollo social.

Retos del puesto

• Dominar las herramientas necesarias para el buen funcionamiento del área.

• Mantener el orden y control administrativo del puesto.

Habilidades y conocimientos requeridos

Escolaridad:

• Carrera Profesional terminada

Conocimiento requerido:

• Ingles 100%
• Experiencia: 3 años como asistente departamental

Competencias críticas:

• Solución de problemas
• Comunicación efectiva
• Orientado al cliente
• Integridad y confianza

Relaciones

Internas:

• Agencia de viajes
• BSO

Externas:

• Proveedores