Seguimiento Administrativo de Proyectos Senior

YOKMAKCoyoacán, CDMX, MX

Hace 19 días

Descripción del trabajo

Trabaja directamente con el área de administración y finanzas y el equipo de consultoría, para la gestión de las actividades de cada especialista de seguimiento de proyectos tanto a nivel estratégico, táctico y operativo para garantizar la gestión administrativa de múltiples proyectos de consultoría de diferentes tamaños.

Las actividades importantes enunciativas más no limitativas del líder abarcan desde :

Control del proceso de inicio a fin de cuentas por pagar desde el registro en sistema SAP hasta la contabilización del pago a proveedores.
Control del proceso de inicio a fin de cuentas por cobrar, desde alta de clientes en SAP hasta la emisión de facturas de ingresos y cobranza a clientes.
Con base en las políticas de facturación y cobranza a clientes asegura la distribución y control de pago al despacho y equipos de consultoría.

Responsabilidades

Equipo Seguimiento de Proyectos

Interactúa con otras áreas para agilizar las actividades relacionadas con clientes, proveedores y consultores.

Participa en el diseño e implementación de mejora de procesos del área.

Asegura y supervisa que las actividades administrativas que impactan en la facturación a clientes cumplan puntualmente los requisitos fiscales, legales, tipo de cambio y

Clientes

Lidera proyectos que requieren atención y seguimiento prioritario, por el nivel de facturación, idioma y / o complejidad operativa.

Evalúa los diferentes requerimientos de los contratos, propuestas comerciales aprobadas y proyectos de nivel nacional y / o internacional o complejidad alta.

Solicita la documentación o información para el alta en SAP de los Datos Maestros de clientes.

Obtiene los documentos legales con las áreas internas del despacho para cumplir con los requisitos legales, contables y fiscales para cumplir con los requisitos de alta de proveedor de los clientes.

Genera códigos manuales de proyectos acorde a cada tipo de cuenta o proyecto, para el control de ingresos y gastos de cada cuenta.

Establece las acciones requeridas para el cumplimiento de tiempos de entrega de facturas a clientes de los proyectos a su cargo y el de los especialistas.

Elabora la orden de venta en SAP acorde a los servicios contratados por el cliente, para emitir la factura y solicita posteriormente el timbrado fiscal al área contable de la unidad de negocio.

Realiza la cobranza de los proyectos a su cargo, acorde a los requisitos establecidos en contratos, propuestas o directrices del despacho.

Propone soluciones para agilizar la operación de cobranza dentro del equipo de seguimiento de proyectos.

Realiza seguimiento del progreso, problemas, y escala según sea necesario para el cumplimiento de las actividades relacionadas con las cuentas del despacho.

Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por cobrar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Proveedores

Recaba, valida y archiva la documentación para el alta de proveedores y solicita la creación del proveedor en SAP.

Solicita, valida y confirma la creación de órdenes de compra a la asistente administrativa para asegurar el registro de los gastos a nivel contable en SAP de cada proyecto a su cargo (Gastos generales, reembolsos de gastos).

Solicita facturas a proveedores y valida que la información cumpla con los requisitos fiscales vigentes antes del pago.

La responsabilidad incluye asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento de la legislación de impuestos vigente.

Realiza la programación de pagos de cada proyecto y unidad de negocio de manera semanal, acorde a las políticas del despacho para solicitar el pago al Contador de la unidad.

Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por pagar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Equipo de Consultoría

Realiza el cálculo y distribución de pagos al equipo de consultoría acorde a las condiciones establecidas en el proyecto y al tipo de pago (iguala, porcentaje, desempeño).

Entrega semanalmente el cálculo de pagos a consultores por unidad de negocio y proyectos pagados o facturados, al área de finanzas.

Recibe las solicitudes de anticipo de remanentes de los consultores, realiza el registro y la solicitud de pago al área de finanzas de manera semanal.

En caso de salidas de consultores del despacho, revisar los formatos entregados por recursos humanos con el desglose de pagos pendientes por cada unidad y proyecto, para solicitar la orden de compra y registro en SAP, para posterior programación de pago.

Requisitos

Carrera : económico-administrativa, finanzas, ingeniería industrial, negocios o campos relacionados con la experiencia práctica de gestión de equipos enfocados a seguimiento administrativo de servicios o proyectos.

Conocimientos :

Conocimiento sólido de principios básicos de contabilidad.

Conocimientos y práctica en el uso de SAP y plataforma para gestionar la relación con clientes (CRM).

Inglés : intermedio, con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Excel intermedio para preparar, presentar reportes de gestión.

Habilidad de captura de datos junto con la habilidad de análisis numérico.

Experiencia : Más de 5 años en gestión de operaciones multidisciplinarias.

Sueldo : $35,000 con prestaciones de ley

Habilidades :

Alto grado de precisión y atención al detalle.

Enfoque al cliente y habilidades de negociación, manejo de conflictos y asertividad.

Altamente organizado con la habilidad de priorizar tareas.

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Administrativo • Coyoacán, CDMX, MX

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