Asistente Ejecutivo

Descripción general de la Posición :

Ser el punto de contacto entre el equipo directivo y los accionistas, miembros del Consejo

Administrativo, colaboradores, clientes, proveedores y otros socios estratégicos y de interés a través de la correcta gestión de las agendas del equipo directivo con enfoque principal a la agenda de la Dirección General, así como, de la gestión de reuniones y flujo de información de manera oportuna y efectiva que le es requerido por el equipo directivo; todo esto bajo un enfoque ágil y con un alto nivel de discreción y confidencialidad.

• Actuar como el punto de contacto entre el equipo directivo y los accionistas, miembros del Consejo Administrativo, colaboradores, clientes, proveedores y otros socios estratégicos y de interés.
• Manejar las redes sociales de la Dirección General siempre que así se requiera.
• Cuidar en todo momento la relación pública de la Dirección General hacia sus partes interesadas (Consejeros, miembros del Comité Directivo, CEOs de Subsidiarias, Colaboradores, Clientes, Proveedores, entre otros) en términos de fechas importantes como cumpleaños, aniversarios, reconocimientos, etc.
• Planificación de los compromisos del día a día de la agenda de la Dirección General y del equipo directivo, es decir, planificar y organizar citas, reuniones, conferencias, juntas, viajes y demás asuntos que contempla la agenda y / o son requeridos el director correspondiente, asegurando que no existan conflictos en reuniones y eventos.
• Organizar eventos, reuniones y / o juntas internas o externas que le sean solicitados por parte del equipo directivo y del área de Planeación Estratégica o alguna otra área por indicaciones de los anteriores, lo que implica reservación de salas o lugares externos, preparación de salas y materiales, servicios de catering, trato con proveedores, recepción de asistentes internos y externos, para su desarrollo en tiempo y forma.
• Apoyar en las comunicaciones corporativas tal como invitaciones a determinados foros, oferta de servicios referenciados por colegas / proveedores / clientes, envío de informaciones básicas o genéricas (poderes, identificaciones, documentos corporativos, etc.)
• Coordinar los viajes de trabajo de la Dirección General, del equipo directivo y de los miembros del Consejo de Administración, de acuerdo a las políticas de la empresa, así como a los requerimientos específicos y personales, asegurando una logística acorde a las necesidades, la generación de una agenda de viaje clara y precisa y el seguimiento a la correcta comprobación de gastos de viaje.
• Realizar el trámite de Solicitudes de Pedido (SOLPED en SAP) que son solicitadas por el Comité Directivo y por el área de Planeación Estratégica con el apoyo del Asistente Administrativo; lo que implica, llevar a cabo el seguimiento de pedidos procesados y generar vale de entrada para el trámite de pago de facturas.
• Asegurar que se realice en tiempo y forma la comprobación de los gastos del equipo directivo en la plataforma CONCUR, desde su facturación hasta la liquidación de los mismos, gestionando con los proveedores la emisión de documentos deducibles de impuestos.
• Conciliar los gastos de la tarjeta corporativa asignada a la Dirección General de acuerdo a políticas y lineamientos, lo que implica la comprobación de gastos y revisión de aplicación de conceptos del presupuesto asignado.
• Asegurar que los recursos que emplea están siendo utilizados de manera efectiva, eficiente de tal forma que repercuta en el éxito de sus objetivos y del presupuesto de la Dirección General.
• Coordinar traslados de documentos y otros elementos que sean requeridos por el equipo dire