Asistente Ejecutivo

Descripción general de la Posición:

Ser el punto de contacto entre el equipo directivo y los accionistas, miembros del Consejo Administrativo, colaboradores, clientes, proveedores y otros socios estratégicos y de interés a través de la correcta gestión de las agendas del equipo directivo con enfoque principal a la agenda de la Dirección General, así como, de la gestión de reuniones y flujo de información de manera oportuna y efectiva que le es requerido por el equipo directivo; todo esto bajo un enfoque ágil y con un alto nivel de discreción y confidencialidad.

• Actuar como el punto de contacto entre el equipo directivo y los accionistas, miembros del Consejo Administrativo, colaboradores, clientes, proveedores y otros socios estratégicos y de interés.
• Manejar las redes sociales de la Dirección General siempre que así se requiera.
• Cuidar en todo momento la relación pública de la Dirección General hacia sus partes interesadas (Consejeros, miembros del Comité Directivo, CEOs de Subsidiarias, Colaboradores, Clientes, Proveedores, entre otros) en términos de fechas importantes como cumpleaños, aniversarios, reconocimientos, etc.
• Planificación de los compromisos del día a día de la agenda de la Dirección General y del equipo directivo, es decir, planificar y organizar citas, reuniones, conferencias, juntas, viajes y demás asuntos que contempla la agenda y/o son requeridos el director correspondiente, asegurando que no existan conflictos en reuniones y eventos.
• Organizar eventos, reuniones y/o juntas internas o externas que le sean solicitados por parte del equipo directivo y del área de Planeación Estratégica o alguna otra área por indicaciones de los anteriores, lo que implica reservación de salas o lugares externos, preparación de salas y materiales, servicios de catering, trato con proveedores, recepción de asistentes internos y externos, para su desarrollo en tiempo y forma.
• Apoyar en las comunicaciones corporativas tal como invitaciones a determinados foros, oferta de servicios referenciados por colegas /proveedores/clientes, envío de informaciones básicas o genéricas (poderes, identificaciones, documentos corporativos, etc.)
• Coordinar los viajes de trabajo de la Dirección General, del equipo directivo y de los miembros del Consejo de Administración, de acuerdo a las políticas de la empresa, así como a los requerimientos específicos y personales, asegurando una logística acorde a las necesidades, la generación de una agenda de viaje clara y precisa y el seguimiento a la correcta comprobación de gastos de viaje.
• Realizar el trámite de Solicitudes de Pedido (SOLPED en SAP) que son solicitadas por el Comité Directivo y por el área de Planeación Estratégica con el apoyo del Asistente Administrativo; lo que implica, llevar a cabo el seguimiento de pedidos procesados y generar vale de entrada para el trámite de pago de facturas.
• Asegurar que se realice en tiempo y forma la comprobación de los gastos del equipo directivo en la plataforma CONCUR, desde su facturación hasta la liquidación de los mismos, gestionando con los proveedores la emisión de documentos deducibles de impuestos.
• Conciliar los gastos de la tarjeta corporativa asignada a la Dirección General de acuerdo a políticas y lineamientos, lo que implica la comprobación de gastos y revisión de aplicación de conceptos del presupuesto asignado.
• Asegurar que los recursos que emplea están siendo utilizados de manera efectiva, eficiente de tal forma que repercuta en el éxito de sus objetivos y del presupuesto de la Dirección General.
• Coordinar traslados de documentos y otros elementos que sean requeridos por el equipo directivo y el área de Planeación Estratégica.
• Realizar tareas administrativas usando su criterio y discreción lo que puede incluir preparación de documentos, materiales de presentación, detección y respuesta de correspondencia recibida, investigaciones de datos, llamadas de teléfono o conferencias, redacción de cartas, elaboración de memorándums y comunicados de información oficial, organización de reuniones, tomar y distribuir minutas, preparar reportes, resguardo de registros y archivos, entre otras; para el apoyo de diversas funciones inherentes al equipo directivo.
• Coordinar la gestión de los servicios de mantenimiento de la flotilla del Comité Directivo.
• Atender los requerimientos internos y externos que surjan re-direccionando estos a las personas correctas de Vitalmex, siempre manteniendo la discreción de información a la que tiene acceso.
• Coordinar la logística de traslados a eventos para la Dirección General y equipo directivo cuando así se requiera.
• Gestionar una base de datos actualizada y eficiente de contactos para la Dirección General y equipo directivo.
• Dar atención a requerimientos personales que pueda necesitar la Dirección General.

Requerimientos:

• Preparación Académica: Licenciatura Económico-Administrativa (Titulado)
• Inglés: Avanzado
• Conocimientos: Manejo de coche (estándar y automático), SAP (solpeds), Manejo de conferencias y enlaces, Manejo de paquetería google, Microsoft Office: Word, Excel, Power Point.
• Experiencia Laboral: Gestión de agenda, Manejo de redes sociales, Gestión de eventos, Preparación de documentos como minutas, agendas, presentaciones, Gestión de viajes de trabajo, Gestión de proveedores y clientes.

Lugar de trabajo: Tlalnepantla –Estado de México-

En Vitalmex no discriminamos por motivos de raza, religión, orientación sexual, condición física, de salud o socioeconómica, ni por ningún otro motivo de acuerdo a la ley LFPED, Vitalmex prohíbe las solicitudes de certificados de embarazo y Virus de Inmunodeficiencia Humana (VIH) para la contratación ascenso y permanencia en la empresa.

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