Asistente De Dirección

Funciones :

• Realizar laborales de recepción, recibiendo al público en general y / o clientes, de una manera cordial, dándoles la bienvenida, a efectos de canalizarlos al área que corresponda para su debida atención.
• Canalizar la recepción, entrega y envío de correspondencia (documentos, paquetes, etc.)

según destinatario para asegurarse de que este se entregue en forma adecuada.

• Gestionar la agenda de Dirección General, organizando y recordando sobre reuniones y compromisos programados a fin de estas de concreten en tiempo y forma.
• Organizar juntas y videoconferencias para la Dirección General con las áreas y / o clientes involucrados, teniendo la responsabilidad de elaborar la agenda, invitaciones, y asegurar de la exitosa conexión.
• Administrar la reservación de las salas de juntas, autorizando su uso de acuerdo con la disponibilidad y en base solicitud del interesado llevando un registro de la fecha, horario y a la persona que le fue asignada, para asegurar un óptimo y eficiente uso de estas.
• Administrar la caja chica asignada al Corporativo para compras de emergencia, llevando un registro de las compras realizadas para el correcto arqueo de la caja al momento de realizar el corte.
• Gestionar el proceso de compra de los artículos de papelería y cafetería del Corporativo siguiendo las políticas y procedimientos establecidos para este fin, con el fin de que el personal cuente con las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo, y poder ofrecer servicio de cafetería a los invitados cuando se requiera.
• Gestionar los servicios de limpieza, mantenimiento y fumigación que resulten en la operación diaria para el opimo funcionamiento de las instalaciones del Corporativo.
• Realizar la reservación y compra de vuelos y hospedaje para Dirección General, así como de ciertas posiciones y níveles del Corporativo para facilitarles con esta gestión administrativa y asegurar una compra oportuna.
• Realizar la comprobación de viáticos de la Dirección General, así como de ciertas posiciones y níveles del Corporativo a solicitud de la propia Dirección General, en apego a los formatos establecidos para tal efecto, para fomentar la rendición de cuentas.
• Llevar el control de los gastos (agua, luz, papelería, renta, etc.)

que se originen en los diferentes Departamentos de Grupo Alerta haciendo un control de todos los gastos mensuales para presentarlos a los Jefes de las Áreas.

• Realizar tareas como son el fotocopiado, la impresión de documentos, el fax para la gestión de algún trámite.
• Resguardar los documentos que resulten del desempeño de mis funciones para que estén disponibles para su consulta.

Tipo de puesto : Por tiempo indeterminado

Salario : $18,000.00 al mes

Horario :

• Turno de 8 horas

Prestaciones :

• Caja de ahorro
• Seguro de vida
• Uniformes gratuitos
• Vacaciones adicionales o permisos con goce de sueldo

Consideraciones ante el COVID-19 :

Respetar los lineamientos de Covid-19